Control del tiempo de estudio con Toggl

5 Mar

Toggl es una herramienta para controlar el tiempo que pasamos dedicados a una determinada tarea.

Hace tiempo utilicé esta herramienta para poder facturar unas tareas de coaching que realizaba desde casa para la empresa de un amigo.

El caso es que hace unos días recibí un mail de recordatorio del servicio y decidí utilizarlo para controlar el tiempo que dedico al estudio de cada una de las asignaturas en este segundo cuatrimestre.

Utilizando Toggl

La verdad es que el sitio es de lo más sencillo de utilizar: creas una cuenta (o accedes mediante tu cuenta de Google) y ¡listo!

Para empezar a controlar el tiempo que dedicas a una tarea, escribe un nombre descriptivo para la tarea y pulsa el botón “Start”. Como verás, la página muestra un contador que empieza a registrar el tiempo.

A continuación, ponte a hacer lo que tengas que hacer…

Cuando hayas finalizado la tarea, pulsa “Stop”.

Continuando tareas

Una de las opciones que permite Toggl es la de continuar una tarea. En realidad lo que pasa es que el sistema crea una copia de la tarea que previamente habías detenido. De esta forma te evitas el estar entrando una y otra vez las mismas tareas (especialmente cuando estás trabajando en una tarea muy larga, o cuando tienes que ir cambiando de tarea continuamente).

Organizando tareas

Esta semana he empezado registrando las tareas tal cual me ponía a ellas, sin ningún tipo de clasificación. Sin embargo, de cara a obtener un informe detallado del tiempo invertido, quería organizar mejor las tareas.

Toggl permite modificar las tareas en cualquier momento, tanto la descripción de la misma, como cualquier otra propiedad de las mismas. De esta manera no tienes que esforzarte demasiado en pensar un nombre políticamente correcto (algo que quede bien en el informe semanal, por ejemplo) antes de empezar la tarea…

Así que hoy he empezado a añadir algunas etiquetas a cada una de las tareas. Después, de cara a realizar el informe, podemos filtrar por una o varias etiquetas para mostrar el tiempo invertido.

Sin embargo, mi idea era obtener un informe global del tiempo dedicado al estudio, con información sobre el tiempo dedicado a cada una de las asignaturas de forma individual en el mismo informe, sin tener que generar un report para el global de estudio y después uno para cada una de las etiquetas.

Después de probar algunas cosas, la solución que mejor me ha funcionado es la de crear un proyecto para cada una de las asignaturas. De esta forma, en el informe de proyectos se muestra la información tal y como yo la quiero: el global de tiempo invertido y el tiempo parcial en cada una de las asignaturas/proyectos. Puedes echarle un vistazo al informe provisional de esta semana en Scribd (en FullScreen) o aquí mismo:

Añadiendo tareas realizadas offline

Hoy, al llegar a la biblioteca, me he dado cuenta de que me había dejado el cargador del portátil en casa. Estaba prácticamente sin batería, así que lo he dejado en la bolsa y me he puesto a tomar apuntes de la manera tradicional: en papel. He dedicado un par de horas, pero no han quedado registradas en Toggl.

Para añadir las dos horas de estudio a Toggl, al llegar a casa he creado la tarea y la he empezado. Pasados un par de segundos, la he detenido. Una vez creada la tarea, he modificado la hora de inicio y de finalización para reflejar el tiempo de estudio en la biblioteca.

Como ves, Toggl permite alterar la duración de las tareas… Pero al fin y al cabo, estos informes son para tí mismo, así que no tiene sentido que pongas más horas de las que realmente has invertido.

Mi intención es llevar un registro del tiempo dedicado a estudiar y controlar un poco el avance de cada una de las asignaturas. Para ello, lo ideal sería contar con una recomendación/previsión del esfuerzo necesario para cada tema, como ofrece el equipo docente de Relatividad, por ejemplo. Según la previsión -y cumpiéndola-  si empezaste a estudiar ayer, acabarás el temario justo el día antes del examen (*):

(El gráfico de Gantt lo he creado completamente online gracias a Gantter.com)

Y si no tienes una planificación proporcionada por el equipo docente, seguro que tú mismo te has hecho un planing para cada una de las asignaturas de las que estés matriculado, ¿no?

Admito que lo del Gantt quizás es excesivo, pero supongo que es deformación profesional

En cualquier caso, si no te has puesto a estudiar ya, ¡¡ponte las pilas!!

* En realidad hay un error en el Gantt: La dedicación estimada por el equipo docente es de 1 semana para el tema 1, que corresponden a dos temas del French. Al introducirlo en el Gantt, indiqué 3.5 días para cada tema, de manera que el total fueran 7 días = 1 Semana. Sin embargo, el Gantt utiliza días laborables para el cálculo del tiempo, de manera que una semana son 5 días. (El resto de tareas tienen la duración expresada en semanas, por lo que no es necesario hacer más correcciones). La diferencia es de dos días por semana, es decir, cuatro días en total; cuatro días antes del examen es muy poco tiempo para poder repasar el temario…
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